SANTA RUN
TERMS & CONDITIONS
General Terms & Conditions:
• There is no age limit to participate in the Santa Run.
• In case of underage participants, the registration must be submitted by the person/parent exercising parental responsibility. By submitting the relevant entry form, the consent of the person/parent exercising parental responsibility for the participation of the child in the event is assumed.
• Participants in “SANTA RUN” are fully aware of and understand the full risks involved in their participation in the race, regarding possible damages, or harm to their health.
• Every runner/participant participates in the event at his/her own free will.
• Every runner/participant participates in the event on his/her own responsibility, bears full responsibility for his/her fitness condition & ability to participate, and waives any claim on the
Organizing Committee for any kind of injury and/or damage by any cause.
• SANTA RUN and the Organizing Committee of the event carry no responsibility in case of injury, damage, or any other harm that may be caused by participating or spectating the event.
• Only runners that have officially and in time registered for the event can participate in the “SANTA RUN” race.
• Participants are obligated to bear the race bib that they were given by the Organizing Committee of the event, on the front of their chest. In any other case, it is possible that they are disqualified from the race.
• All participants must respect and follow the regulations of the event, before, during, and after the race.
• “SANTA RUN” event takes place the day and time that has been announced as such, regardless of weather conditions. Only in cases of exceptional circumstances or other force major incident,
SANTA RUN and the Organizing Committee of the event have the right to decide on the postponement of the start time or the cancellation of the event, depending on the current conditions.
In such cases, the registration fee is NOT refunded to the registered runners.
• SANTA RUN and the Organizing Committee of the event have the right to change the event’s schedule, the terms and conditions regarding participation and staging of the event, without prior notice, by posting such a decision on the website of SANTA RUN.
• Participants agree that their personal data may be given to third parties for reasons related to timing, results’ ranking and announcement on the internet. Personal data of the participants required during the registration procedure are stored and will be used for purposes only related to the staging of the event. By submitting an entry form, each participant consents to the storing of his/her personal data and its use for the purposes of the event.
• Participants consent to the use of their image during the event by the organizers, sponsors, or other partners of the event for promotional purposes, with no right to claim full or partial compensation for that reason.
• The organizing committee can prohibit the participation of an athlete who does not comply with the relevant terms of the event or if it deems that his / her appearance is not appropriate.
Registration Terms & Conditions:
• SANTA RUN and the “SANTA RUN” Organizing Committee have the right to suspend, or close registrations without prior notice.
• Registration to any of the “SANTA RUN” races is possible only through the online registration platform available in the official event’s website, or by any alternative way indicated by the Organizing Committee.
• A registration is considered valid on the condition that it has been successfully submitted as stated above and that the registration fee, as determined on the date of registration, is successfully paid, while the amount of the registration fee has been credited to the organizers’ accounts.
• Changes on confirmed registrations (runners’ replacement, change of race etc.) are not possible under any circumstances after the closure of registration period, for any of the event’s races, or after a certain date determined by the Organizing Committee.
• Cancellations of confirmed registrations are only possible in accordance to the cancellation policy of the event, as indicated in this term. Refund of the total amount is approved in case of non-
participation notice latest by 15/12/2025. Organization has the right to proceed to any changes (dates, routes) in case of extreme weather conditions or force majeure in order to facilitate and ensure the safety of the athletes. In the unlikely case of a race or the event in total being cancelled there are no refunds given and the next appropriate event will be offered as compensation. In the case of a race or the event in total being cancelled, the organization has no responsibility for any costs incurred as a result of cancellation including any travel or accommodation costs, including your transfer to the event
location.
•Participants should make the payment until 17/12/2025, in order to receive the full participation kit. Participants who complete their registration after 17/12/2025, might not receive the full
participation kit (costume etc.)
• Post confirmation of the registration, no further change regarding the selected costume of the runner is possible (in case of confirmed registration).
• Participation in the running race can only take place if a valid registration has been completed, in accordance with the terms and conditions outlined above. Otherwise, the organization
reserves the right to exercise any legal rights.
Race Bibs & Costumes Collection Terms & Conditions:
• Race bibs and costumes are personally collected by the registered runners themselves and only from the event’s Registration Centre during the days and hours announced. The registered runner needs to present a valid identification document (ID card, passport etc.). A registered runner may authorize another person to collect his/her race bib on his/her behalf from the event’s Registration Centre, as mentioned above, presenting an authorization by the registered runner as well as a copy of the ID card or other legal identification document (for example passport, driving license) of the registered runner.
• In order to collect race bibs and race kits, it is required, in addition to presenting ID card or other legal identification document (eg. passport, driving license) of the registered runner, to also present a copy of the “bib number notification e-mail” that states the runner’s race bib, which is sent to all registered
runners.
• Runner replacement(s), and/or change in the selected race, are not possible under any circumstances during collection of race bib and kits at the event’s Registration Centre. Only validation of the runner’s data and update of his/her personal information is possible at that stage.
• Race bibs and costumes are not sent anywhere, under any circumstances, either by regular mail or any other way to their rightful runner, before, during, or after the operating days and
hours of the event’s Registration Centre.
• Race bibs and kits that are not properly collected during the operating days and hours of the event’s Registration Centre, may not be collected under no circumstances thereafter.
Participation (Race Day) Terms & Conditions:
• Participants are obliged to strictly follow the instructions of the organizers, volunteers, and event’s staff, including calls to abandon the course and stop the race.
• Any breach or non-compliance with the race regulations announced by the SANTA RUN result in the disqualification of the participant from the event and erasure from the race results
without any kind of compensation.
• The race bib is personal and may not be conveyed, transferred, or be given to another runner under any circumstances.
• Participants are obliged to read and respect the instructions provided by the Organizing Committee of the event, either electronically, or in printed format (such as Medical & Technical Instructions, Race Manual) and which have been announced in the official website of the event.
• Access to the race course, and the areas at the start/finish of the event is not permitted under any circumstances, to non - registered runners.
• Every participant is obliged to fill in, on his/her own responsibility, the data required at the back side of his/her race bib, whether it is relevant to contact information, or personal medical data.
• Use of bicycle or other wheeled mean is not allowed on the race course, whether it is about a runner, or another accompanying person. In such case, the directly involved participant is excluded from the race and is called upon to withdraw from the event.
• Personal item storage: Athletes will be able to leave their personal belongings in a designated area at the starting/finishing point. Personal items should be in well-sealed bags and must not contain money, valuables, or medications. The organizers are not responsible for any loss of valuable items.
• Changing rooms - Toilets: There will be toilets and a space for participants to change their clothes.
Γενικοί Όροι:
• Δεν υπάρχει ηλικιακό όριο για τη συμμετοχή στον αγώνα SANTA RUN.
• Στην περίπτωση συμμετοχής ανηλίκων στους Αγώνες τρεξίματος η αίτηση συμμετοχής υποβάλλεται από τον ασκούντα τη γονική μέριμνα και επιμέλεια γονέα. Με την υποβολή της αντίστοιχης αίτησης συμμετοχής θεωρείται ότι έχει δοθεί συναίνεση του γονέα για τη συμμετοχή του τέκνου στον Αγώνα.
• Οι συμμετέχοντες στη διοργάνωση «SANTA RUN» γνωρίζουν και αντιλαμβάνονται πλήρως τους κινδύνους που εμπεριέχει η συμμετοχή τους στη διοργάνωση, όσον αφορά σε πιθανές ζημιές
ή βλάβη στην υγεία τους.
• Κάθε δρομέας/συμμετέχων συμμετέχει στη διοργάνωση με δική του ελεύθερη βούληση.
• Κάθε δρομέας/συμμετέχων συμμετέχει στη διοργάνωση με δική του ευθύνη και φέρει την πλήρη ευθύνη της συμμετοχής του όσον αφορά στη φυσική του κατάσταση και την ικανότητά του να συμμετάσχει και παραιτείται από κάθε απαίτηση εναντίον της διοργάνωσης για τυχόν ζημία από οποιαδήποτε αιτία.
• Το SANTA RUN και η Οργανωτική Επιτροπή του αγώνα δεν φέρουν καμία ευθύνη σε περίπτωση τραυματισμού, ζημίας ή άλλου είδους βλάβης που μπορεί να υποστεί ο συμμετέχων στη
διοργάνωση ή θεατής αυτής.
• Στους αγώνες της διοργάνωσης «SANTA RUN» μπορούν να συμμετάσχουν μόνο εγκύρως και εγκαίρως εγγεγραμμένοι δρομείς.
• Οι συμμετέχοντες δρομείς οφείλουν να φέρουν τον αριθμό συμμετοχής τους, που τους έχει δοθεί από την Οργανωτική Επιτροπή του αγώνα, στο μπροστινό μέρος του θώρακά τους. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση είναι ενδεχόμενο να αποκλειστούν από τον αγώνα.
• Όλοι οι συμμετέχοντες οφείλουν να σέβονται και να τηρούν τους κανονισμούς του αγώνα πριν, καθ’όλη τη διάρκεια διεξαγωγής του και μετά.
• Το «SANTA RUN» πραγματοποιείται την ήμερα που έχει οριστεί ως ημέρα διεξαγωγής του, ανεξαρτήτως καιρικών συνθηκών. Μόνο σε περίπτωση εξαιρετικών συνθηκών ή άλλου γεγονότος
ανωτέρας βίας έχουν το δικαίωμα το SANTA RUN και η Οργανωτική Επιτροπή του αγώνα να αποφασίσουν την αναβολή εκκίνησης ή την ακύρωση του αγώνα ανάλογα με τις επικρατούσες συνθήκες. Σε μια τέτοια περίπτωση, η συνδρομή συμμετοχής στον αγώνα δεν επιστρέφεται στους
εγγεγραμμένους δρομείς.
• Το SANTA RUN και η Οργανωτική Επιτροπή της διοργάνωσης διατηρούν το δικαίωμα αλλαγής του προγράμματος του αγώνα, των όρων και κανονισμών συμμετοχής και διεξαγωγής του αγώνα χωρίς πρότερη ειδοποίηση, με ανάρτηση στην ιστοσελίδα του SANTA RUN.
• Οι συμμετέχοντες αποδέχονται ότι τα προσωπικά δεδομένα τους μπορούν να παρέχονται σε τρίτους για σκοπούς χρονομέτρησης, σύνταξης καταλόγου αποτελεσμάτων, καθώς και δημοσίευσης αυτών στο διαδίκτυο. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του συμμετέχοντος, που παρέχονται
στο πλαίσιο της διαδικασίας αίτησης συμμετοχής, θα αποθηκεύονται και θα χρησιμοποιούνται για σκοπούς που συνδέονται αποκλειστικά και μόνο με τη διεκπεραίωση του αγώνα. Με την αίτηση συμμετοχής ο συμμετέχων συμφωνεί ότι τα δεδομένα του τυγχάνουν επεξεργασίας για τους σκοπούς της διεξαγωγής του αγώνα. Οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του συμμετέχοντος, γίνεται μόνο κατόπιν συναίνεσης του υποκειμένου των δεδομένων για τον εκάστοτε δηλούμενο συγκεκριμένο σκοπό.
• Οι συμμετέχοντες στη διοργάνωση συναινούν στη χρήση της εικόνας τους που λαμβάνεται κατά τη διάρκεια του αγώνα από τους διοργανωτές, χορηγούς ή άλλους συνεργάτες της διοργάνωσης για σκοπούς δημοσιότητας και μελλοντικής προβολής αυτής, χωρίς κανένα δικαίωμα σε ολική ή μερική
αποζημίωση για τον λόγο αυτό.
• Η διοργάνωση μπορεί να απαγορεύσει τη συμμετοχή αθλητή / αθλήτριας που δεν συμμορφώνεται με τους σχετικούς όρους της διοργάνωσης ή αν κρίνει ότι η εμφάνιση του δεν είναι η πρέπουσα.
Όροι Εγγραφής:
• Το SANTA RUN και η Οργανωτική Επιτροπή της διοργάνωσης έχουν το δικαίωμα να αναστείλουν ή να κλείσουν τις εγγραφές χωρίς πρότερη ενημέρωση.
• Η εγγραφή σε έναν από τους αγώνες της διοργάνωσης «SANTA RUN» είναι δυνατή μόνο μέσω της online πλατφόρμας εγγραφών που υπάρχει διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της διοργάνωσης ή με άλλους τρόπους που θα υποδειχθούν από την Οργανωτική Επιτροπή.
• Η εγγραφή είναι έγκυρη μόνο με την προϋπόθεση ότι έχει γίνει και η σχετική καταβολή της συνδρομής συμμετοχής, όπως αυτή έχει προσδιοριστεί την ημέρα της εγγραφής και το σχετικό ποσό
έχει πιστωθεί στους λογαριασμούς των διοργανωτών.
• Απαγορεύεται η πραγματοποίηση περισσοτέρων της μιας εγγραφής στον ίδιο αγώνα από τον ίδιο συμμετέχοντα. Μη έγκυρες εγγραφές, οι οποίες για οποιοδήποτε λόγο δεν ακολουθούν τους κανονισμούς της διοργάνωσης, ακυρώνονται χωρίς πρότερη ενημέρωση.
• Αλλαγές επί επιβεβαιωμένων εγγραφών (αντικατάσταση δρομέα, αλλαγή αγώνα) δεν είναι δυνατές σε καμία περίπτωση μετά το κλείσιμο της περιόδου εγγραφών για κάθε έναν αγώνα
τρεξίματος της διοργάνωσης χωριστά, ή μετά από συγκεκριμένη ημερομηνία που θα ανακοινώσει η Οργανωτική Επιτροπή.
• Ακυρώσεις επιβεβαιωμένων εγγραφών είναι δυνατές μόνο σύμφωνα με την πολιτική ακυρώσεων του αγώνα όπως αυτή αναγράφεται ακολούθως. Εγκρίνεται η επιστροφή του συνολικού καταβληθέντος ποσού σε περίπτωση σχετικού αιτήματος το αργότερο έως τις 15/12/2025. Σε περίπτωση ακραίων καιρικών φαινομένων ή ανωτέρας βίας η διοργάνωση έχει κάθε δικαίωμα αλλαγής (ημερομηνίες, διαδρομές), με σκοπό τη διευκόλυνση και την ασφάλεια των αθλητών. Σε περίπτωση που δεν πραγματοποιηθεί το αγώνισμα ή ολόκληρη η διοργάνωση, η διοργανώτρια αρχή δεν επιστρέφει τα χρήματα στους συμμετέχοντες. Η συμμετοχή στην επόμενη διοργάνωση
προσφέρεται δωρεάν ως αποζημίωση. Σε περίπτωση ακύρωσης του αγώνα ή της διοργάνωσης, η διοργανώτρια αρχή δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν επιπλέον κόστη που ίσως προκύψουν
και αφορούν επιπλέον ταξιδιωτικά κόστη του συμμετέχοντα (μεταφορά, διαμονή, μετακίνηση στο χώρο της εκδήλωσης).
• Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να έχουν πραγματοποιήσει την πληρωμή το αργότερο μέχρι τις 17/12/2025, για να παραλάβουν το πλήρες πακέτο συμμετοχής. Όσοι συμμετέχοντες ολοκληρώσουν την εγγραφή τους μετά τις 17/12/2025, ενδέχεται να μην παραλάβουν πλήρες το πακέτο συμμετοχής (στολή κλπ.)
• Μετά την επιβεβαίωση της εγγραφής δεν είναι δυνατή καμία αλλαγή στη στολή εκ μέρους του δρομέα (σε περίπτωση που έχει επιβεβαιωθεί η εγγραφή του/της).
• Συμμετοχή στους δρομικούς αγώνες μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο αν έχει προηγηθεί έγκυρη εγγραφή με τους όρους και προϋποθέσεις που αναγράφονται ανωτέρω, σε αντίθεση περίπτωση η διοργάνωση επιφυλάσσεται για κάθε νόμιμο δικαίωμα της.
Όροι Παραλαβής Αριθμού Συμμετοχής:
• Οι αριθμοί συμμετοχής παραλαμβάνονται αυτοπροσώπως από τους εγγεγραμμένους δρομείς αποκλειστικά και μόνο από το Κέντρο Εγγραφών του αγώνα τις ημέρες και ώρες λειτουργίας του, με την επίδειξη ταυτότητας ή άλλου νόμιμου εγγράφου ταυτοποίησης (π.χ. διαβατήριο, άδεια οδήγησης). Ο εγγεγραμμένος δρομέας μπορεί να εξουσιοδοτήσει άλλο άτομο να παραλάβει τον προσωπικό αριθμό συμμετοχής του από το Κέντρο Εγγραφών της διοργάνωσης ως άνω, είτε με
εξουσιοδότηση που θα φέρει βεβαίωση γνήσιου υπογραφής είτε με απλή εξουσιοδότηση, με δική του ευθύνη και εφόσον ο εκπρόσωπός του/της φέρει μαζί του την ταυτότητα ή άλλο νόμιμο έγγραφο ταυτοποίησης (π.χ. διαβατήριο, άδεια οδήγησης) του εγγεγραμμένου δρομέα.
• Για την παραλαβή του αριθμού συμμετοχής εγγεγραμμένου δρομέα απαιτείται, πέραν της επίδειξης ταυτότητας ή άλλου νόμιμου εγγράφου ταυτοποίησης (π.χ. διαβατήριο, άδεια οδήγησης) και η προσκόμιση του ηλεκτρονικού μηνύματος επιβεβαίωσης συμμετοχής στο οποίο αναγράφεται σαφώς ο αριθμός συμμετοχής του συμμετέχοντα.
• Αντικατάσταση δρομέων και/ή αλλαγή του αγώνα που έχει επιλέξει ο εκάστοτε συμμετέχων δεν είναι δυνατές σε καμία περίπτωση κατά την παραλαβή των αριθμών συμμετοχής στο Κέντρο Εγγραφών της διοργάνωσης. Στο Κέντρο Εγγραφών της διοργάνωσης είναι δυνατή μόνο επικαιροποίηση των στοιχείων του ήδη εγγεγραμμένου δρομέα και διόρθωση επιμέρους
προσωπικών του στοιχείων.
• Αριθμοί συμμετοχής και/ή υλικό που περιλαμβάνεται στο επιλεγέν επίπεδο εγγραφής δεν αποστέλλονται σε καμία περίπτωση ταχυδρομικώς ή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο στους δικαιούχους, πριν, κατά τη διάρκεια ή και μετά τις ημέρες και ώρες λειτουργίας του Κέντρου Εγγραφών της διοργάνωσης.
• Αριθμοί Συμμετοχής και/ή υλικό που περιλαμβάνεται στο επιλεγέν επίπεδο εγγραφής, που δεν παρελήφθησαν αρμοδίως τις ημέρες και ώρες λειτουργίας του Κέντρου Εγγραφών της διοργάνωσης δεν δύναται να παραληφθούν σε καμία περίπτωση μεταγενέστερα.
Όροι Συμμετοχής την Hμέρα του Αγώνα:
• Οι συμμετέχοντες οφείλουν να ακολουθούν πιστά τις οδηγίες των διοργανωτών, των εθελοντών και του προσωπικού της διοργάνωσης, συμπεριλαμβανομένων και των κλήσεων να εγκαταλείψουν τη διαδρομή και να διακόψουν τον αγώνα.
• Οποιαδήποτε παράβαση ή μη τήρηση των κανονισμών του αγώνα, του SANTA RUN έχει ως αποτέλεσμα τον αποκλεισμό του συμμετέχοντα από τον αγώνα και τη διαγραφή του από τα αποτελέσματα του αγώνα χωρίς κανενός είδους αποζημίωση.
• Ο αριθμός συμμετοχής είναι προσωπικός και δεν μεταβιβάζεται, δεν μεταφέρεται ούτε δίνεται σε άλλο δρομέα σε καμία περίπτωση.
• Οι συμμετέχοντες οφείλουν να έχουν διαβάσει και να σέβονται τις οδηγίες που έχουν λάβει από την Οργανωτική Επιτροπή του αγώνα είτε ηλεκτρονικά είτε σε έντυπη μορφή καθ’ όλη τη
διάρκεια που προηγείται του αγώνα (π.χ. Τεχνικές Οδηγίες, Πρόγραμμα Αγώνα, κλπ) και οι οποίες έχουν αναρτηθεί και στην ιστοσελίδα της διοργάνωσης.
• Η πρόσβαση στη διαδρομή του αγώνα, την περιοχή εκκίνησης και τερματισμού δεν επιτρέπεται σε καμία περίπτωση σε μη εγκύρως εγγεγραμμένους δρομείς (άτομα χωρίς εμφανή έγκυρο
αριθμό συμμετοχής).
• Κάθε συμμετέχων οφείλει να συμπληρώσει με δική του ευθύνη τα στοιχεία που απαιτούνται στο πίσω μέρος του αριθμού συμμετοχής του, είτε αφορούν σε ζητούμενα στοιχεία επικοινωνίας είτε σε προσωπικά ιατρικά δεδομένα.
• Η χρήση ποδηλάτου ή άλλου είδους τροχήλατου μέσου δεν επιτρέπεται κατά τη διάρκεια του αγώνα επί της διαδρομής είτε πρόκειται για δρομέα είτε άλλο συνοδεύον άτομο. Σε μια τέτοια
περίπτωση, ο άμεσα εμπλεκόμενος συμμετέχων αποκλείεται από τον αγώνα και καλείται να αποχωρήσει άμεσα από τη διοργάνωση.
• Φύλαξη προσωπικών αντικειμένων: Οι αθλητές θα μπορούν να αφήσουν τα προσωπικά τους αντικείμενα σε ειδικό χώρο στο σημείο εκκίνησης – τερματισμού. Τα προσωπικά αντικείμενα θα πρέπει να βρίσκονται σε καλά κλεισμένες τσάντες και δεν πρέπει να περιέχουν χρήματα, τιμαλφή ή φάρμακα. Οι διοργανωτές δεν φέρουν καμιά ευθύνη σε περίπτωση απώλειας αντικειμένων
αξίας.
• Αποδυτήρια - Τουαλέτες: Θα υπάρχουν τουαλέτες και χώρος
για την αλλαγή των ρούχων των συμμετεχόντων.